| 2020-06-23
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发错邮件让你很糗吗?试图用些小技巧来挽救吧!

相信大家一定都会有过这种经验,或是在办公室听到此类突如其来的惨叫声,「啊,邮件寄错了!」,这时候,你该如何解决?装做没这回事、祈祷对方收件匣故障、或是赶紧补封信请对方删掉?无论是哪种方式,都请先做一件事,那就是深呼吸、再深呼吸,等平复好心情后,冷静找出解决方法吧!因为,信件已发出,无论你多想否认,对于企业来说伤害都已造成,所以接下来你该整顿好心情,冷静做出最佳判断:

首先,确认出错的内容

已经发出去的错误邮件,到底错在哪呢?究竟是发错对象、夹带错误档案、报价有误、还是只是写错字。接着依据错误的影响程度与损害大小,评估后续要採取的作为。面对越严重的损失,越要谨慎处理,避免影响到企业商务的营运,当然,若是能马上修补的内容,也请尽快修正并更新资讯给接收者,以免对方造成误会。

採取相对应的作为

确认错误的原因后,接着便要採取相对应作为,以下为一般企业常用的方式:

1. 发信提供修正内容:相信这是多数人第一个想到的方式,建议当你发了修正信后,还是拨通电话给收件者吧,确保当事人有取得你的更正信,让双方在资讯统一且正确的状态下,继续发展后续的合作。

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2. 邮件取消传送机制:目前已经有不少邮件服务供应商,例如大家所熟悉的 Gmail 和适用于 Gamil、Office365 邮件服务之上的 HDE 邮件安全解决方案、以及 Outlook,均有提供邮件取消传送功能。而这是怎幺做到的呢?简单来说,当寄件端按了邮件送出,这封信件并不会马上被传送出去,而是会在邮件主机停留一些时间,在这段期间内,寄件端若发现有任何异状,都可以取消传送并收回本封信件,以免错误资讯外流。
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3. 收回已寄到对方收件匣的信件:若已经过了取消传送可取回的时间怎幺办,你只好强制收回已寄到收件端主机的信件了!不过,目前这项功能仅限双方都是 Microsoft Exchange Server 才能执行,且还必须在对方「未读取」的状态下才能发挥作用。

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预防甚于治疗

当然我们都不希望邮件误发的状况发生,因此事前都该建立防範机制,利用法律宣告或是邮件批准机制,来保障自己的权益。

1. 邮件的法律宣告:通常我们在信件底下都会有段法律宣告,用意在于声明此封信件的隐私权,并告知非本封信件的收件端指定人,不可使用本信件内容,亦不可擅自修改、保存、複印。

2. 建立企业发信规则:企业内邮件管理的最高权限者,在建立企业邮件规则时,可以设定不同人员、部门的权限,透过制度化的管理减少潜在的资安漏洞。

发错邮件让你很糗吗?试图用些小技巧来挽救吧!

(用户可以透过邮件供应商所提供的管理介面,制定发信规则)

3. 邮件批准机制:针对企业内的发信机制,制定不同人员权限,当企业员工需要发特定信件时,当内容中提到特定关键字,例如:成本、报价等,一定要获得上级权限的同意,信件方可寄出。

最后,为了避免邮件误发状况发生,建议大家在按邮件送出的按钮之前,多花个几秒钟再次确认信件内容、收件者 mail、信件主旨是否正确,都确认 ok 后,再放心地按下寄出吧!